Apa itu Aplikasi Payroll? Definisi dan Jenis Aplikasi Payroll

Saat ini beberapa perusahaan atau bisnis kecil maupun menengah sudah mulai menggunakan sebuah aplikasi payroll untuk proses membayar gaji karyawan-karyawannya. Banyak sekali developer aplikasi HR menjual aplikasi payroll secara independen sehingga aplikasi payroll sudah menjadi komponen utama dalam sebuah sistem HRD yang terpadu dan multifungsi.

Dapat dikatakan sangat beralasan mengapa banyak bisnis dan perusahaan beralih dari sistem berbasis kertas menuju sistem berbasis web. Alasan utamanya adalah untuk mempercepat proses penggajian sekaligus mengurangi kesalahan dan memungkinkan manajer untuk lebih mudah menyesuaikan pembayaran untuk setiap karyawan.

Agar anda dapat memahami aplikasi payroll itu sendiri, mari kita lihat apa aplikasi payroll itu dan apa saja tipe-tipe aplikasi payroll.

Definisi Aplikasi Payroll

Jika bisnis Anda memiliki karyawan, Anda harus melakukan pembayaran gaji. Tidak ada cara untuk menghindarinya. Penggajian dapat berarti beberapa hal yang berbeda. Penggajian dapat mengacu pada karyawan yang Anda bayar, bersama dengan informasi karyawan.

Atau penggajian juga merupakan jumlah yang Anda bayarkan kepada karyawan selama setiap periode pembayaran. Atau bahkan penggajian dapat merujuk pada proses menghitung dan mendistribusikan upah dan pajak.

Diperlukan sebuah sebuah sistem untuk metode penggajian ini yaitu aplikasi payroll. Aplikasi payroll dapat diartikan sebagai perangkat lunak yang dirancang untuk mengatur semua tugas pembayaran karyawan dan pengarsipan pajak karyawan.
Tugas-tugas ini dapat mencakup melacak jam, menghitung upah, memotong pajak, mencetak dan mengirimkan cek, menyelesaikan setoran langsung, membayar premi kepada asuransi, dan membayar pajak pekerjaan kepada pemerintah.

Aplikasi payroll membutuhkan input data dari pengguna untuk memasukkan informasi dan jam upah karyawan. Kemudian aplikasi ini menggunakan informasi tersebut untuk melakukan perhitungan dan memotong pemotongan secara otomatis.

Aplikasi payroll mampu memperbaharui atau update setiap kali undang-undang pajak berubah dan akan mengingatkan pengusaha kapan harus mengajukan berbagai formulir pajak.

Baca Juga: Ini Dia Aplikasi Payroll Outsourcing Dapat Dicoba Dulu

Jenis Aplikasi Payroll

Dapat disebutkan bahwa ada tiga jenis aplikasi payroll yang hadir saat ini. Jenis tersebut adalah aplikasi payroll service, hosted payroll, dan cloud payroll. Alternatif ini membawa pilihan baru dengan manfaat baru.

Untuk mempertimbangkan pilihan Anda, berikut tiga jenis aplikasi payroll.

1. Payroll Service

Perusahaan biasanya akan memasok data penggajian serta mempersiapkan dan mendistribusikan pembayaran, memantau pajak dan informasi lainnya.

Hal ini umumnya dilakukan secara online, dan perusahaan menyimpan data perusahaan secara aman di servernya sendiri. Usaha kecil dan menengah cenderung memilih payroll service ini.

2. Hosted Payroll

Data penggajian dan fungsional perusahaan dihosting oleh pihak ketiga dari jarak jauh namun data dapat diakses oleh pihak perusahaan dari manapun baik dari PC ataupun gadget setiap saat.

Itu berarti bahwa perusahaan tidak lagi harus memiliki atau menyediakan sofware atau server sendiri. Penggajian yang di-host secara efektif ini, otomatis mengalihdayakan operasi dan manajemen TI ke penyedia pihak ketiga.

3. Cloud Payroll

Aplikasi payroll berbasis cloud adalah perpanjangan dari hosted payroll. Dalam model aplikasi ini, data perusahaan disimpan di server jarak jauh dalam "cloud", diakses melalui Internet dan umumnya dikelola langsung oleh pemberi layanan jasa aplikasi playroll.

Tipe ini dilakukan berdasarkan pay-as-you-go atau lebih sering dihargai dengan seberapa banyak jumlah karyawan di perusahaan atau jumlah pengguna HR yang mengakses aplikasi.

---

Jadi, begitulah definisi dan jenis aplikasi payroll.

Tidak usah memusingkan pada pilihan anda. Ada baiknya jika anda dapat menghubungi platform LinovHR untuk menjelaskan bagaimana cara kerja aplikasi payroll dan tipe mana yang cocok untuk bisnis atau perusahaan anda.